10 dicas de gestão de tempo

10 Competências essenciais de gestão do tempo

Tenho atendido muitos clientes que estão sempre com deficiências na gestão de tempo.

Assim, descrevi 10 habilidades de gerenciamento de tempo que desempenham um papel crítico nos seus níveis de produtividade.

Algumas dessas habilidades de gerenciamento de tempo se sobrepõem e, em muitos casos, dominar uma habilidade irá melhorar muito seu desempenho em outra.

No entanto, é importante que você entenda cada habilidade e o papel que desempenha no seu gerenciamento de tempo.

1. Definição de objetivos

Gerenciamento de tempo não é uma habilidade autônoma. Você não pode gerenciar o tempo. Você só pode gerenciar como você usa o seu tempo. E como você o usa deve ser conduzido pela efetiva definição de metas. A mais fundamental das habilidades de gestão do tempo é a capacidade de usar o seu tempo de uma forma que sirva aos seus objetivos.

Ao tomar decisões sobre o que focar o seu tempo, você deve sempre estar ciente de seus objetivos e como cada ação é destinada a fazer com que você chegue mais perto de alcançar esses objetivos.

2. Priorização

A maior razão que a maioria das pessoas luta com priorização é que eles começam muito tarde no processo. Eles tentam priorizar os itens que estão em sua lista de tarefas. No entanto, se você olhar atentamente na maioria das listas de tarefas, você verá que elas contêm itens que nunca deveria ter constado na lista de tarefas.

Por mais estranho que possa parecer, priorizar não deve começar com foco em obter mais trabalho. A priorização deve sempre começar evitando / eliminando as tarefas que você não deve executar. Uma vez que isso tenha sido feito, você pode mudar seu foco para completar o trabalho mais importante . A priorização é uma das mais incompreendidas e mal utilizadas das competências de gestão do tempo. Quando você começa de forma correta, você vai perceber que o seu gerenciamento de tempo melhora rapidamente.

3. Auto-conhecimento

Duas pessoas não gostam de trabalhar da mesma maneira. Todos nós temos nossas próprias preferências de como gostamos de trabalhar. Por exemplo, algumas pessoas trabalham melhor nas manhãs, enquanto outros preferem trabalhar até tarde. Somos motivados por coisas diferentes e gostamos de trabalhar à nossa maneira. Não há nada de errado com isso. Na verdade, é bastante saudável. Significa apenas que você precisa ter uma boa compreensão de suas próprias preferências e necessidades.

Quando você tem um alto nível de auto-conhecimento, você é capaz assimilar as dicas de gestão de tempo e adaptá-las para se adequar ao seu próprio estilo.

4. Auto-motivação

Haverão dias onde você não quer fazer nada. Você pode estar doente, cansado, entediado ou simplesmente desmotivado. Em dias como este, há pouco que se possa fazer por você. Você precisa ser capaz de se motivar para agir, mesmo que não deseje isso. Se você tiver melhorado o seu auto-conhecimento, você terá uma grande quantidade de informações de como se motivar.

Além disso, à medida que você avança em sua organização, ou em seu negócio; não haverá ninguém lhe cobrando para se manter atuante diariamente. Você será totalmente responsável por seus próprios resultados. Você poderia ter todas as outras habilidades de gerenciamento de tempo, mas se você não tem a capacidade de motivar-se, em breve você vai experimentar grandes quantidades de pressão e estresse.

5. Foco

Independentemente do que você está tentando fazer, sempre haverá algo mais clamando sua atenção. Não é fácil concentrar-se na tarefa que está nas suas mãos agora. Foco é uma daquelas habilidades de gerenciamento de tempo onde você não percebe o quão importante é até você ter que lutar com ele.

É importante lembrar que não importa quantas tarefas precisam ser feitas, você só pode trabalhar em uma tarefa em um determinado momento. O mito da multitarefa causa muitos problemas para aqueles que desejam melhorar sua gestão do tempo.

Mas se você quiser obter resultados de alta performance, você pode aprender a se concentrar em uma tarefa de cada vez e bloquear todas as distrações.

6. Tomada de decisão

Seria bom pensar que você poderia apenas sentar e fazer o seu trabalho sem ter que refletir sobre ele. Infelizmente, há poucos trabalhos que se encaixam nessa descrição. Você terá que tomar decisões importantes, como:

• Que tarefa fazer
• Que tarefas não são feitas
• Quando uma tarefa é concluída
• Quais as reuniões a participar
• Quem você pode ou não pode ajudar, etc

Se suas decisões só afetam você, não seria um grande problema. Mas poucas tarefas são realizadas em isolamento. Quase todas as tarefas gera um efeito sobre outra pessoa ou sobre outra tarefa. O que significa que cada decisão que você faz tem consequências tanto para você como para os outros.

Tomada de decisão é uma dessas habilidades de gestão do tempo que se você não for eficaz, você vai notar os impactos negativos em todas as áreas de sua vida.

7. Planejamento

Como mencionado anteriormente, as tarefas se sobrepõem e dependem umas das outras. Muitas vezes haverá momentos em que uma tarefa não pode ser iniciada até que outra tarefa seja concluída. Sua agenda também será afetada pelos horários dos outros. Esses fatores precisam ser considerados no início de cada projeto e, monitorados a todo o tempo. A falha em fazê-lo pode levar a atrasos e prazos perdidos.

Planejamento é uma das habilidades de gerenciamento de tempo essencial porque permite que você preveja todas as tarefas que serão necessárias para concluir um projeto e, como elas melhor se encaixam. Um plano bem feito vai lhe poupar uma grande quantidade de tempo. E de saúde… 🙂

8. Habilidades de Comunicação

Você terá que trabalhar com os outros diariamente. É improvável que você irá realizar todos os aspectos do seu trabalho, ou seja, você pode precisar recorrer à ajuda dos outros. Fortes habilidades de comunicação permitirão que você construa relacionamentos positivos com aqueles com quem você trabalha. Você será capaz de trabalhar melhor em conjunto e conseguir mais do que você faria sozinho.

Quando você demanda que outra pessoa faça algum trabalho para você, irá querer se comunicar de uma maneira que lhes permita realizar o trabalho num padrão desejado. Se ocorrer algum problema, você vai querer levantar a questão rapidamente e explicar claramente sobre os ajustes que precisam ser feitos.

Nessas situações, a qualidade de sua comunicação afeta diretamente a qualidade do trabalho que é feito.

9. Interrogar e desafiar

Se você quer trabalhar com alta performance, você deve estar disposto a desafiar qualquer coisa e tudo o que não atende aos seus padrões. Isso começa quando alguém tenta atribuir uma tarefa a você. Se você não pensa que deve ser a pessoa para executar a tarefa, levante a questão e desafie a pessoa que está atribuindo-lhe a tarefa. Quando você começa a fazer isso, você verá frequentemente uma diminuição na quantidade de trabalho que recebe delegado para você.

Muitas vezes, as pessoas delegam trabalho para você porque é conveniente. Não porque seja o curso correto da ação. Se você quiser melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, isso deve tornar-se uma coisa do passado.

Como mencionado anteriormente, eliminar o trabalho que você não deveria estar fazendo é o início da priorização. Questionar e desafiar são habilidades essenciais para ajudá-lo a conseguir isso.

Questionar e desafiar também são essenciais para ações que são de fato de sua responsabilidade. Tenha clareza sobre o que é esperado de cada tarefa. Por exemplo:

• O que deve ser feito
• Quando deve ser preenchido
• Quanto é necessário
• A maneira como o trabalho deve ser executado
• Quaisquer outros detalhes que afetam sua capacidade de concluir o trabalho

Se você tiver alguma objeção, poderá esclarecer antes de se comprometer com a tarefa e seus prazos. Buscando a clareza no início você vai economizar tempo e nivelar expectativas.

10. Delegação / terceirização

Assim como outros vão querer delegar trabalho para você, haverá momentos em que você desejará delegar o trabalho a outros. E vai querer garantir que todo o trabalho importante seja concluído. Mas isso não significa que você tem que ser a pessoa para realizá-lo. Uma das maiores habilidades de gerenciamento de tempo é saber quando você não é a pessoa certa para realizar a tarefa.

Se a tarefa é mais adequada para o conjunto de habilidades de outra pessoa, considere delegar a tarefa. Naturalmente, ao delegar, é importante que você forneça toda a informação necessária e assegure-se de que a pessoa que executará a tarefa é terá campo e autonomia para que cumpra os objetivos.